Любой работник образовательного учреждения обязательно сталкивается с различными видами расчетных операций, связанных с движением денежных средств. Это и выплата заработной платы, и оплата необходимого оборудования. Поэтому важная часть бухгалтерского учета посвящена именно учету расчетов и движения денежных средств.

Посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответст­вующие учреждения банков (государственные и коммерческие). Отношения предприятия с банком строятся на основе договоров банковского счета. Для расчетов оно может открывать в банке счета различных видов:

расчетные счета – открываются всем коммерческим предприятиям, имеющим статус юридического лица (имеющим самостоятельный баланс и наделенным собственными оборотными средствами); владелец счета может распоряжаться своими средствами без ограничений, осуществляя любые не запрещенные законом операции;

• текущие счета – открываются некоммерческим учреждениям, а также организациям, не обладающим признаками, дающими право открывать расчетный счет (структурным подразделениям); владелец счета распоряжается своими средствами в точном соответствии со сметой, утвержденной вышестоящим органом, при этом перечень операций по счету регламентирован.

• специальные счета – применяются для хранения средств строго целевого назначения.

В установленные сроки образовательное учреждение периодически получает от банка выписку из расчетного счета, которая представляет собой перечень всех произведенных за отчетный период операций по текущему счету учреждения (рис. 18).

Рис. 18. Виды расчетов в образовательных учреждениях

Выписка банка служит основанием для бухгалтерских записей. К ней прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, и документы, выписанные образовательным учреждением.

Безналичные расчеты. Расчетные операции банки ведут со счетов образовательного учреждения в соответствии с Положением о безналичных расчетах.

Банк хранит денежные средства учреждений на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения образовательных учреждений об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.

В кредитных организациях с 1 января 1998 г. применяются исключительно два типа счетов – активные и пассивные. Для обозначения лицевых счетов используется 20 знаков. При этом используется следующий шифр:

ABBCCDDDEFFFFGGGGGGG,

где А – номер раздела плана счетов;

ВВ – номер счета первого порядка;

СС – номер счета второго порядка;

DDD – код валюты;

Е – защитный ключ;

FFFF – номер отделения, не имеющего корреспондентского счета;

GGGGGGG – номер лицевого счета.

Неиспользованные разряды заполняются нулями. Расшифруем для примера набор цифр в шифре счета 40603810500002000070. Эти цифры означают следующее:

4 – счет относится к разделу 4 Плана счетов («Операции с клиентами»);

06 – счет принадлежит (07 – счет принадлежит негосударственному предприятию; 01 – для учета средств федерального бюджета; 02 – для учета средств бюджетов субъектов РФ; 03 – для учета средств негосударственных внебюджетных фондов; 04 – для учета средств предприятий, 05 – находящихся в федеральной собственности; 06 – для учета средств предприятий, находящихся в государственной собственности, кроме федеральных);

03 – счет принадлежит некоммерческой организации (01 – для финансовых организаций; 02 – для коммерческих организаций);

810 – код валюты Российской Федерации, т.е. счет – рублевый (код доллара США – 840);

5 – специальный ключ, если вместо этой цифры будет иная цифра, то при проверке вычислительным центром расчетно-кассового центра Банка России этот платеж не будет проведен);

0000 – номер (код) отделения банка;

2000070 – лицевой счет образовательного учреждения в данном банке.

Используя эту информацию, можно по банковской выписке, даже при отсутствии приложений к ним, определить регион организации-плательщика и ее статус; найти строку в выписке, отражающую факт сдачи денежных средств из кассы на расчетный счет и т.д. (табл. 5).

Таблица 5

Основные кодовые обозначения банковских операций

Усл. код

Списание с расчетного счета операции

(по дебету р/с)

Зачисление на расчетный счет

(по кредиту р/с)

01

Списано согласно поручению

Зачислено согласно копии поручения

02

Оплачены платежные требования

Зачислено по платежному требованию

03

Оплачен наличными денежный чек

Поступило наличными деньгами

06

Списано согласно приложениям к выписке из лицевого счета

Зачислено согласно приложениям к выписке из лицевого счета

07

Списано в погашение ссуды

Зачислена ссуда согласно заявлению

10

Списаны проценты за пользование ссудой

Зачислены проценты за пользование ссудой

Опытные бухгалтеры помнят все расчетные счета своих партнеров и финансирующих органов и идентифицируют их, не дожидаясь прихода бумажного документа – приложения.

Банковская выписка – достаточно информативный документ. На ней отображены не только входящий и исходящий остатки денежных средств на счете, но и закодированы операции, проведенные в течение банковского дня по счету.

Допускается использовать при безналичных расчетах: платежные поручения, чеки, аккредитивы и платежные требования-поручения. При этом конкретные формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями).

Взаимные претензии по расчетам между плательщиком и получателем средств рассматриваются сторонами в установленном порядке без участия банковских учреждений.

За нарушение правил расчетных операций банки, предприятия, учреждения, организации и граждане несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Расчетные документы принимаются банком к исполнению только при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке, а также печати образовательного учреждения.

Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от их суммы.

Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются.

При этом списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа, если иное не оговорено указаниями Центрального банка России.

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств на его счете перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним. Поручения принимаются от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете и действительны в течение десяти дней со дня выписки.

При неисполнении или ненадлежащем исполнении поручения клиента банк несет ответственность. Если нарушение правил совершения расчетных операций банком повлекло неправомерное удержание денежных средств, банк обязан уплатить проценты.

Платежными поручениями оформляются платежи в доход бюджета, внебюджетные фонды, перечисления, связанные с расчетами с поставщиками и подрядчиками, и т.д.

В расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги) сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной строкой.

Платежное поручение выписывается на бланках установленной формы и предоставляется в банк в необходимом количестве экземпляров (4):

• первый экземпляр после списания средств с расчетного счета плательщика остается в документах его банка;

• четвертый – возвращается плательщику со штампом банка как расписка о том, что документ принят к исполнению;

• второй и третий экземпляры пересылаются в банк получателя; после зачисления денег на расчетный счет получателя второй экземпляр остается в документах банка, а третий передается получателю как подтверждение проведенной операции.

При указании в расчетном документе суммы платежа цифрами рубли отделяются от копеек знаком “тире”. Если сумма платежа выражается только в рублях, то после числа ставится знак равенства, а при написании суммы прописью «00 копеек» можно не указывать.

Платежное требование-поручение – это требование поставщика к покупателю оплатить на основании приложенного к нему комплекта документов стоимость отгруженных товаров или оказанных услуг. Оплата может осуществляться с акцептом и без акцепта покупателя.

Любой работник образовательного учреждения обязательно сталкивается с различными видами расчетных операций, связанных с движением денежных средств. Это и выплата заработной платы, и оплата необходимого оборудования. Поэтому важная часть бухгалтерского учета посвящена именно учету расчетов и движения денежных средств.

Аккредитив– поручение банка покупателя банку поставщика оплатить счета поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в заявлении на аккредитив.

Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживаю­щему его банку на перечисление указанной в чеке суммы средств с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Расчетный чек выписывается плательщиком и передается получателю средств в момент совершения хозяйственной операции. Получатель предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Также возможны еще два вида неденежных расчетов, получившие распространение в последние годы.

Расчеты, основанные на зачете взаимных требований, используются при взаимных задол­женностях друг другу. Взаимные требования и обязательства должников и кредиторов друг к другу погашаются в равновеликих суммах, и на разницу производится платеж в установленном порядке.

Вексельная форма расчетовпредставляет собой расчеты между поставщиком и плательщиком-покупателем на основе специального документа – векселя –ценной бумаги, представляющей собой письменное долговое обязательство строго установленной формы, дающей его владельцу бесспорное право требовать от должника уплаты суммы обязательств.

Существует два вида векселей:

•простой (соло) – обязательство должника уплатить определенную сумму денег предъяви­телю векселя через установленный срок или по его требованию;

• переводной (тратта) – это указание векселедателя-кредитора плательщику уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя через установленный срок или по его требованию.

Наличные расчеты. Согласно статье 1 Закона РФ от 18.06.93 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», денежные расчеты с населением при торговых операциях или оказании услуг на территории России производятся всеми организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

На учреждения, которые должны применять контрольно-кассовые машины, возложены обязанности:

• регистрировать контрольно-кассовые машины;

• использовать исправные контрольно-кассовые машины для денежных расчетов с населением;

• выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;

• обеспечивать работникам налоговых органов и центров технического обслуживания кон­трольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам.

Все учреждения обязаны вывешивать в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары (прейскуранты на оказываемые услуги), которые должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и тарифы.

В ряде случаев образовательные учреждения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ – в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения. Не применять ККМ в этих случаях можно только при условии выдачи документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам.

Закон о применении ККМ не распространяется на сферу наличных расчетов с юридическими лицами (организациями). Закон о применении ККМ допускает денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин в организациях отдельных категорий согласно Перечню, утверждаемому Правительством РФ.

Во исполнение этого Закона было принято Постановление Правительства РФ от 30.07.93 г. № 745, которым были утверждены два важных документа. Первый из них – Положение по применению ККМ при денежных расчетах с населением (в редакции Постановления Правительства РФ от 07.08.98 г. № 904). Второй документ – Перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением, не используя ККМ (неоднократно изменялся в дальнейшем). Пункт 2 вышеуказанного Перечня содержит норму о возможности неприменения ККМ общеобразовательными школами и приравненными к ним учебными заведениями при питании учеников и сотрудников во время учебных занятий. Это означает, что прием оплаты за питание наличными от учащихся, их родителей (законных представителей) и сотрудников общеобразовательного учреждения можно оформлять приходными кассовыми ордерами установленной формы. Оплата за образовательные услуги и иные сопутствующие услуги в сфере образования, оказываемые образовательными учреждениями, не включена в данный исчерпывающий перечень. Значительное количество конфликтов с налоговыми органами по поводу правомерности неиспользования ККМ при расчетах с населением возникает из-за того, что руководители и бухгалтеры учреждений расширительно толкуют содержащиеся в Перечне нормы.

Вместо применения ККМ образовательные учреждения используют бланки строгой отчетности. Установленные бланки строгой отчетности при денежных расчетах с населением приравнены к кассовым чекам.

При использовании бланков строгой отчетности следует вести учет их приобретения, хране­ния и использования. Бланки должны печататься с типографской нумерацией (предусмотренное количество экземпляров бланка – с одним и тем же номером). Списываются использованные, а также испорченные бланки по акту, при этом испорченные бланки хранятся в течение обычных сроков хранения документов бухгалтерского учета.

Для расчетов наличными деньгами каждое образовательное учреждение должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Денежные средства находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, чековых книжек. Наличные деньги, полученные образовательным учреждением в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Образовательные учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями учреждений. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Образовательные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Образовательные учреждения обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. При этом образовательные учреждения, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот.

Однако образовательные учреждения не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Образовательные учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями учреждений.

Наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию образовательного учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий.

Прием наличных денег кассами образовательных учреждений производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя образовательного учреждения. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс образовательных учреждений производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером образовательного учреждения или лицами, на это уполномоченными.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют эти документы, удостоверяющие личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписку в получении денег получатель может сделать только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Лицам, не состоящим в списочном составе образовательного учреждения, деньги выдаются по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получить деньги. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера образовательного учреждения или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга ведется кассиром. Каждое образовательное учреждение имеет только одну кассовую книгу. В книге листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью учреждения. Записи делаются в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу; второй, отрывной экземпляр служит отчетом кассира.