Характеристика управленческого труда. Кадры управления. Происходящие в стране экономические преобразования сопровождаются серьезной работой по совершенствованию форм и методов управления. Это требует качественных изменений в организации и управлении производством на всех его уровнях и во всех звеньях.

Управленческий труд – вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации, назначением которого является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.

Объектом управленческого труда является сфера его приложения – организация, структурное подразделение.

Предмет управленческого труда – информация о состоянии объекта и о необходимых изменениях в его функционировании и развитии.

Продукт управленческого труда – управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воздействия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, преимущественное значение имеет управление “живым” трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех членов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные результаты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на “живой”, но и на овеществленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален сегодня, когда с развитием сферы рыночной экономики возможно преобразование отдельных структурных подразделений крупных предприятий и объединений в самостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствующим субъектом находящихся в его распоряжении средств производства.

Содержание управленческого труда применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления выделяют три основные категории персонала управления: руководителей, специалистов и других служащих.

Каждой из выделенных групп персонала управления присущи свои особенности, с точки зрения содержания их труда, характера умственной деятельности и влияния на результаты деятельности коллектива, членами которого они являются, и производственного процесса в целом.

Руководители организаций и структурных подразделений принимают решения по всем важнейшим вопросам деятельности аппарата управления. В круг их должностных обязанностей входят: подбор и расстановка кадров, координация работы исполнителей, производственных звеньев и подразделений управления. Основная их задача – обеспечить эффективный труд производственного коллектива.

Основная задача руководителя заключается в обеспечении общего руководства процессом функционирования и развития системы управления. Условно можно выделить три составляющих труда руководителя: производственную, социально-экономическую и организационно-управленческую. Специфика деятельности руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает преимущественно в организационном аспекте, воздействуя на работников, которые должны непосредственно решать эти задачи.

Характер труда руководителя определен тем, что он реализует важнейшую функцию управления – функцию руководства, решая при этом задачу интегрирования системы управления в единое целое путем координации ее отдельных звеньев.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать в коллективе хороший психологический климат.

Вторая группа, выделяемая в персонале управления, – специалисты, призванные выполнять функции подготовки и разработки управленческих решений. Это специализированные работники, обеспечивающие обработку и анализ информации, характеризующей состояние производственного процесса в заданный интервал или момент времени. На основе аналитических данных они обеспечивают разработку вариантов решения отдельных функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Специалисты управления классифицируются в соответствии с функциями управления и их профессиональной подготовкой. К группе специалистов относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы и т.д. Работники, выполняющие разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов, относятся к группе другие служащие. Они, как правило, классифицируются по отдельным операциям управления. В их состав включаются секретари, машинистки, техники, лаборанты и другие лица. Основная их задача – осуществление информационного обслуживания руководителей и специалистов при выработке и реализации управленческих решений.

В настоящее время эффективность производства во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления организации. В свою очередь, эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией его труда. Совершенствование организации труда персонала управления в производственном коллективе базируется на:

а) изучении и анализе применяемых форм разделения труда в управлении коллективом;

б) организации рабочих мест;

в) методах выполнения работ;

г) использовании технических средств и других составляющих научной организации труда (НОТ).

Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и в значительной мере влияет на успех управления в целом.

Сущность, цели и задачи организации труда управленческого персонала. Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко, или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности – сегодня эти задачи приобретают особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются: техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую организацию личного труда работника, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сумма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой – эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

- организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

- специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

- организация и оснащение рабочих мест;

- организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация трудаозначает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и индивидуальный неэффективный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом, – это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться, в первую очередь, в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники.

Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени работников аппарата управления. Изучение использования рабочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ.

Фактор времени. Анализ затрат рабочего времени руководителя. Дефицит времени – это одна из проблем, которая больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого из руководителей и специалистов в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем неэффективнее он его использует. Порой руководителю и не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффективнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие навыки в работе, устранив недостатки и, прежде всего, неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подразделения), которую он возглавляет, при условии решения поставленных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно знает результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навыки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе. Основная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит широкого применения в работе руководителей и специалистов, состоит в отсутствии навыков к этому. В специальной литературе по этому вопросу проблема сводится к технике записи текущих дел.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем и специалистом планы личной работы окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов могут быть использованы следующие методы:

- анкетный и устный опросы;

- фотография рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности.

Фотографии рабочего времени различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и методам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии рабочего времени руководителей и специалистов:

- индивидуальную, где объектом наблюдения является руководитель или специалист;

- групповую, охватывающую наблюдением группу руководителей или специалистов, выполняющих одинаковые или различные работы;

- самофотографию, где учет затрат рабочего времени проводится самим работником.

По методам наблюдения ФРВ может быть:

- сплошная, когда запись (регистрация) затрат времени ведется без перерыва по текущему времени по мере их появления;

- выборочная, когда замеры времени производятся по отдельным видам затрат рабочего времени (например, регистрируется в течение дня только продолжительность служебных разговоров по телефону);

- моментные наблюдения, когда запись затрат времени производится в выбранные или случайные моменты времени. Точность результатов наблюдения или степень их приближения к реальному положению дел определяется в данном случае количеством наблюдений.

В зависимости от целей анализа трудового процесса могут использоваться различные технические средства. Так, визуальное наблюдение, как правило, ведется по показаниям стрелки часов или секундомера. ФРВ может проводиться посредством специальных приборов, регистрирующих время под управлением наблюдателя или автоматически

Все методы исследования затрат рабочего времени руководителей и специалистов включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка организационно-технических предложений в соответствии с целью проводимых наблюдений. Содержание работ по каждому этапу зависит от метода исследования затрат рабочего времени.

Выбор метода изучения содержания труда и структура затрат рабочего времени зависят от задач и масштабов исследования, целесообразности и экономичности применения того или иного из них (прил. 1).

Все рабочее время руководителей и специалистов условно можно разделить на время работы и время перерывов. При изучении затрат рабочего времени целесообразно классифицировать их следующим образом (прил. 2.).

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. На первом этапе допускается организация укрупненного учета, а к более детализированному учету рекомендуется перейти через один-два месяца.

Большое значение имеет выбор формы для записи текущих дел. На практике, как правило, используются календари, записные книжки, дневники времени, специальные таблицы и формы.

Каждая из этих форм записи предназначена для определенных условий работы и имеет свои преимущества и недостатки. Так, традиционный календарь-ежедневник, имеющий сетку часов, дает планируемую картину дел текущего дня, однако в нем затруднена запись работ, не имеющих определенного срока исполнения. Дневники времени ориентированы для записи дел и мероприятий, запланированных на определенную дату. Используемые для регистрации затрат рабочего времени специальные формы, как правило, представляют собой лист бумаги, разграфленной по основным направлениям работы, что порой вызывает затруднения при фиксировании затрат на нетрадиционные виды деятельности.

Классификационные группы затрат рабочего времени руководителя определяются в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие факторы:

- характер выполняемых работ, функции руководства коллективом, форма работы;

- методы выполнения управленческих операций.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные потребности.

По функциям руководства коллективом затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы затраты времени можно выделить в следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе анализа индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, имеет возможность получить разностороннюю информацию для изыскания резервов в своей повседневной работе.

Структура затрат рабочего времени при выполнении различных видов управленческих операций приведена в (прил. 3).

Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствуют о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителей и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость функционирования управляемой и управляющей систем, вызванную недостатками управления.

Используя данные о структуре затрат, можно провести анализ соответствия фактических затрат рабочего времени планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры; на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель, специалист на каждый из видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

В процессе анализа результатов исследования использования рабочего времени важно получить ответы на ряд вопросов, которые приведены ниже.

1. Сколько времени тратится на выполнение специально выделенных работ?

Для этого необходимо просуммировать время, потраченное на выполнение важнейших работ по дням и за весь период наблюдений. Выделенные важнейшие задачи могут быть важными для конечных или промежуточных результатов работы или стоять под особым контролем руководителя (специалиста).

2. Где выполнялась работа?

Ответ на этот вопрос показывает количественные затраты времени в зависимости от места пребывания руководителя, специалиста.

3. С кем испытуемый связан по работе?

Данный вопрос характеризует взаимоотношения руководителя как в процессе основной деятельности, так и вне ее. Одновременно полезно будет установить, как осуществляются взаимоотношения: по телефону, через личные контакты или через посредника.

4. Как формируется рабочий день?

Рабочий день складывается из непродолжительных по времени отрезков или состоит из заранее запланированных функциональных блоков.

5. Какие затраты связаны с выполняемой работой?

Если есть возможность, то анализируется соответствие затрат времени затратам финансовых или других ресурсов при выполнении анализируемых работ.

6. Кто загружает время руководителя, специалиста?

Анализируется зарегистрированное время в соответствии с тем, от кого зависели затраты рабочего времени. Здесь важно определить, в какой мере руководитель, специалист сам определяет использование своего рабочего времени и какова доля в использовании времени других лиц.

7. В какие дни недели и в какое время руководителю, специалисту не удалось достичь поставленной цели?

При проведении такого рода анализа речь идет не о выявлении полной картины, а лишь о некоторых важных вопросах, связанных с распорядком рабочего дня, распределением фонда времени при решении задач с учетом его рациональной структуры.

В целях проведения более детального анализа видов деятельности и расхода времени, в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой из выполненных работ по следующим критериям:

- необходимость выполнения работы;

- оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

- целесообразность выполнения работы;

- сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.

По данным критериям анализируется каждая из работ соответствующего дня исследуемого периода. При анализе определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

Анализ общих затрат времени в течение всего периода наблюдений целесообразно провести, используя специальную форму «Анализ затрат рабочего времени за период наблюдений». Очевидным является тот факт, что эффективность труда руководителя, специалиста определяется рациональным использованием рабочего времени и рациональной структурой фонда рабочего времени (прил. 4).

Проводя анализ бюджета рабочего времени, следует учитывать, что используемые данные не всегда позволяют сделать надежные выводы о его качестве. Руководитель (специалист) должен критически проанализировать структуру затрат своего времени и качество своей работы, чтобы сделать правильный вывод о присущем ему индивидуальном рабочем стиле. Следует помнить о том, что в данном вопросе решающую роль играют специфика организации, конкретный уровень управления и особенности задач, стоящих перед руководителем или специалистом.

Полученные в результате исследования данные и их анализ позволяют сделать соответствующие выводы об использовании рабочего времени. Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс, который надлежит выполнить руководителю, специалисту после завершения периода наблюдения.

Общая оценка использования рабочего времени включает себя оценку распределения рабочего времени, с точки зрения эффективности его использования.

На заключительном этапе анализа целесообразно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя, специалиста. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица «Факторы помех», в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой, личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание, и т.п.

При заполнении таблицы «Факторы помех» следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель или специалист нарушает ход своего трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель или специалист.

Перечень наиболее часто встречающихся в практике работы руководителей и специалистов «расточителей времени» приводится в прил. 5. Здесь также приводятся возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться. Однако следует помнить о том, что «расточители времени», как правило, у всех одинаковы, а причины и принимаемые решения по их устранению у каждого руководителя и специалиста могут быть разными.

Полученные в результате данные и проведенный анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени руководителем, специалистом и по устранению основных причин потерь рабочего времени (прил. 6).

Полученные аналитические данные и знания необходимо применять в повседневной практике с целью закрепления положительных сторон стиля работы, который практикует руководитель или специалист, и отказа от тех его отрицательных черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.

Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя. Готовность руководителя (специалиста) к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

- реалистичными и конкретными;

- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей – это лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности имеющихся целей и задач и решить, какие из них важнее всего, а с решением каких можно подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время, которая мало связана с желанием достичь поставленных целей.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. И очень важно органично связать планирование рабочего времени и желаемые результаты.

Введение периодов планирования времени руководителя будет способствовать более точной оценке обстановки в целом, облегчит выделение главного и повысит уровень исполнения.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Поэтому следует иметь отдельный план для каждого периода.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

1) Какова основная цель данного периода?

2) Каким количеством времени он располагает?

3) В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

4) Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел, которые предполагается совершить в этот день, и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их важности. Формируется план преимущественно в конце предыдущего или в начале планируемого дня.

При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели, и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

1) работы обязательные (важные и срочные), с точки зрения достижения конечных целей;

2) работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе;

3) работы менее сложные и несрочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется заранее уточнить намеченные контакты, и определить способы их осуществления.

По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям.

Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Затем имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на год вперед.

После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос о том, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируется именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно быть уделено способу осуществления контроля.

Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.

• Назад